Cómo trata CAPTA los datos personales cuando visitas el sitio y cuando usas la plataforma, en la nube o en tus propios servidores.
Lo esencial
CAPTA es un producto de Software (“CAPTA”, “nosotros”). Esta Política explica cómo tratamos los datos personales cuando visitas nuestro sitio web y cuando utilizas la plataforma CAPTA (incluyendo módulos de RPA, Test Automation y funcionalidades de IA), ya sea en modalidad cloud u on-premise.
Responsable del tratamiento: CAPTA T&D S.A.S., Bogotá D.C., Calle 81 No. 11-08 Piso 10, https://capta.co/
Residencia de datos (sitio web): Microsoft Azure East US (Estados Unidos).
Residencia de datos (plataforma): Microsoft Azure East US 2 (Virginia, Estados Unidos).
Rol con clientes: usualmente encargado/procesador respecto de los datos de la organización cliente; responsable solo de datos de cuenta y operación del servicio.
Subencargados: Microsoft Azure (infraestructura) y, si el cliente lo habilita, OpenAI / Azure OpenAI / otro para IA. Lista actualizada: URL de subencargados.
No entrenamos modelos con tu contenido sin autorización expresa.
Derechos: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas.
Tratamiento en el Sitio Web
Datos que proporcionas: formularios de contacto, descarga de material, registro a webinars (nombre, correo, empresa, cargo, teléfono, mensaje).
Datos de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, tiempos de permanencia, referencias de origen.
Cookies y tecnologías similares: propias y de terceros para funcionamiento, analítica y (si lo aceptas) marketing.
Base legal: consentimiento (cookies no esenciales); interés legítimo (seguridad, métricas agregadas); ejecución de medidas precontractuales (responder consultas).
Atender consultas comerciales o de soporte.
Medir uso del sitio y mejorar contenido/experiencia (analítica agregada).
Gestionar suscripciones a newsletters o invitaciones a eventos (con opción de baja).
Preservar la seguridad del sitio (logs, mitigación de fraude/abuso).
Formularios: hasta 12 meses desde la última interacción o conforme a plazos legales aplicables.
Analítica web: según políticas del proveedor (p. ej., 14 meses).
Suscripciones: hasta que te des de baja.
Podemos compartir con proveedores que nos prestan servicios (hosting, analítica, CRM, emailing), bajo contrato y según instrucciones. No vendemos tus datos.
El sitio web capta.coestá alojado en Microsoft Azure – región East US (Estados Unidos). El tratamiento de datos asociados al uso del sitio (por ej., registros de acceso, formularios, telemetría) puede implicar transferencias internacionales hacia EE. UU. Aplicamos salvaguardas adecuadas (p. ej., Cláusulas Contractuales Tipo de la UE cuando corresponda) y medidas suplementarias razonables. Este apartado no modifica la residencia de datos de la plataforma CAPTA, que permanece en Azure East US 2.
Tratamiento dentro de la Plataforma CAPTA
Este bloque aplica cuando accedes y usas CAPTA (cloud u on-premise).
Respecto de datos de negocio que carga y define la organización cliente (p. ej., contratos, robots, casos de prueba, evidencias), CAPTA actúa usualmente como encargado/procesador.
Respecto de datos de cuenta y operación del servicio (usuarios, roles, licencias, facturación), CAPTA actúa como responsable.
Contacto: legal@capta.co
Cuenta y acceso: nombre, correo corporativo, cargo, organización, roles/permisos, actividad de inicio de sesión.
Contenido operativo (definido por el cliente): flujos/robots, scripts, prompts, documentos de entrada (p. ej., contratos), resultados y salidas estructuradas, adjuntos.
Metadatos y evidencias: logs de ejecución, marcas de tiempo, IDs de corrida, métricas, capturas, imágenes o videos de evidencia (si el cliente los habilita).
Integraciones: datos intercambiados con herramientas de terceros (Azure DevOps, Jira, Jenkins, correo, bases de datos), tokens/credenciales cifrados.
Soporte y mejora del servicio: telemetría agregada/seudonimizada, tickets, volcados de error bajo SLA.
Administración y licencias: datos de facturación, uso agregado, información contractual.
Nota: el contenido operativo permanece bajo control del cliente. CAPTA lo procesa solo para ejecutar las funciones instruidas por la organización.
Proveer y operar CAPTA (automatización, pruebas, extracción de datos, evidencias).
Administrar cuentas, permisos, seguridad y continuidad del servicio.
Integrarse con sistemas que el cliente configure.
Soporte técnico y mejora de rendimiento con analítica agregada/seudonimizada.
Cumplimiento legal, auditoría y seguridad.
Bases legales: ejecución de contrato, interés legítimo proporcional, cumplimiento legal, y consentimiento cuando aplique.
Residencia por defecto: Azure East US 2 (Virginia, Estados Unidos).
Backups/alta disponibilidad: configurados para permanecer en la misma región. Cualquier replicación fuera de East US 2 requiere solicitud o autorización del cliente y quedará documentada.
On-premise: en despliegues locales, los datos permanecen en infraestructura del cliente salvo que este habilite soporte remoto o servicios asociados.
Transferencias internacionales: si aplican (p. ej., desde el EEE a EE. UU.), implementamos Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) y medidas suplementarias razonables.
Infraestructura: Microsoft Azure (compute, storage, red) en East US 2.
Servicios de IA (opcionales y según configuración): OpenAI / Azure OpenAI / otro, usados exclusivamente para procesar la solicitud instruida (sin entrenamiento con tu contenido salvo autorización expresa).
Monitoreo/telemetría/soporte: Provista por Azure.
El contenido enviado al modelo se usa solo para generar la respuesta solicitada.
No utilizamos tu contenido para entrenar modelos sin tu autorización previa y expresa.
Con proveedores de IA, configuramos por defecto “no-training / no-retention” cuando esté disponible y lo respaldamos contractualmente.
Si una funcionalidad requiriera condiciones distintas, lo informaremos y solicitaremos las adhesiones/consentimientos correspondientes.
Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (servicios Azure).
Gestión de identidades, roles/permisos, MFA (opcional).
Registro de auditoría y trazabilidad.
Segmentación de entornos y hardening.
Gestión de vulnerabilidades y pruebas periódicas.
Plan de respuesta a incidentes y notificación conforme a la normativa.
La seguridad absoluta no existe; trabajamos para mitigar riesgos y responder ante incidentes.
Cuenta/administración: durante la relación contractual y 3 meses adicionales por obligaciones legales.
Contenido operativo y evidencias: según la política de retención configurada por el cliente (p. ej., 30/90/180 días para evidencias y X meses/años para artefactos/resultados), o hasta su eliminación a solicitud del cliente.
Logs/auditoría: conforme a necesidades de seguridad y cumplimiento X meses/años.
Cuando ya no sean necesarios, eliminamos o anonimizamos de forma segura.
Tokens/credenciales de integraciones se almacenan cifrados, con acceso restringido por rol y auditado. Se recomienda rotación periódica y uso de gestores de secretos.
CAPTA ejecuta automatizaciones y análisis instanciados por usuarios. No adoptamos decisiones con efectos jurídicos o similares sin intervención humana. Si un cliente implementa flujos con tal efecto, deberá garantizar salvaguardas, transparencia y revisión humana.
Según la normativa aplicable Ley 1581 de 2012, puedes ejercer acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas.
Si CAPTA procesa tus datos como encargado del cliente (tu empleador/organización), canalizaremos tu solicitud ante el responsable.
Para ejercer derechos o consultas: legal@capta.co (asunto: “Derechos de privacidad”).
Responderemos dentro de plazos legales (15 días), prorrogables cuando la normativa lo permita.
CAPTA no está dirigida a menores de 18 años ni recopilamos intencionalmente datos de menores. Si detectas tratamiento de datos de un menor, contáctanos para su eliminación.
Disposiciones comunes (sitio y plataforma)
Podemos actualizarla para reflejar cambios legales o del servicio. Indicaremos la fecha de última actualización y, cuando corresponda, notificaremos cambios materiales con antelación razonable.
Correo: legal@capta.co
Dirección: Bogotá D.C., Calle 81 No. 11-08 Piso 10